Obieg dokumentów
Porządkowanie wpływających dokumentów i przypisywanie ich do właściwych tematów.
Zewnętrzny sekretariat budowy
Zdalny sekretariat budowy
Jedno miejsce dla dokumentów, korespondencji, rejestrów, statusów i spraw do zamknięcia. Bez tworzenia stacjonarnego stanowiska tylko do obsługi zaplecza.
↗ Zdalnie✓ Zadaniowo◷ Asynchronicznie
Kiedy to ma sens
Gdy informacje krążą między mailem, telefonem, arkuszami i kilkoma osobami.
Sekretariat budowy nie musi oznaczać wyłącznie odbierania telefonów i prowadzenia kalendarza. Na wielu inwestycjach najwięcej czasu pochłania obieg dokumentów, przypomnienia, statusy i pilnowanie braków.
BLD.DESK może uporządkować tę część pracy w zdalnym modelu zadaniowym, z jasno określonym zakresem i odpowiedzialnością.
BLD.DESK przejmuje uzgodnione zadania zaplecza. Nie zastępuje obecności na budowie, decyzji technicznych ani formalnych funkcji wymagających uprawnień.
Zakres
Co możesz przekazać BLD.DESK?
Zakres dobieramy do realnego obciążenia zespołu, liczby projektów i materiałów wejściowych.
Korespondencja robocza
Przygotowanie i porządkowanie uzgodnionej komunikacji z dostawcami i współpracownikami.
Rejestry
Lista dokumentów, zapytań, zamówień, braków i spraw otwartych.
Follow-up
Przypomnienia o odpowiedziach, terminach i brakujących informacjach.
Materiały na narady
Statusy i listy tematów do omówienia lub decyzji.
Archiwum
Spójna struktura folderów i nazw plików ułatwiająca pracę zespołu.
Etat czy zewnętrzne zaplecze?
Kiedy zdalny sekretariat jest dobrym rozwiązaniem?
Nie każdą potrzebę kadrową da się zastąpić outsourcingiem. Poniżej pokazujemy granicę uczciwie.
| Potrzeba | Pracownik na budowie | BLD.DESK |
|---|---|---|
| Obsługa gości i biura na miejscu | Tak | Nie |
| Dokumenty elektroniczne | Tak | Tak |
| Rejestry i statusy | Tak | Tak |
| Korespondencja i follow-up | Tak | Tak |
| Odbieranie przesyłek fizycznych | Tak | Nie |
| Materiały do narad | Tak | Tak |
| Elastyczny zakres pracy | Rzadziej | Tak |
Powiązane
Jeżeli ten temat jest aktualny, zobacz także
FAQ
Najczęstsze pytania
Czy obsługujecie telefon budowy?
Standardowo nie. BLD.DESK pracuje asynchronicznie. Jeżeli komunikacja telefoniczna jest potrzebna w konkretnym zadaniu, ustalamy ją osobno.
Czy możecie prowadzić obieg dokumentów?
Tak, w zakresie elektronicznym i na zasadach uzgodnionych z klientem. Nie przejmujemy formalnych uprawnień do akceptacji dokumentów.
Czy sekretariat może obejmować kilka inwestycji?
Tak. Dla kilku projektów najczęściej sprawdza się OPERATIONS lub PARTNER, zależnie od liczby godzin i tematów.
Pierwszy krok
Chcesz odciążyć zespół budowy?
Opisz, które zadania administracyjne lub organizacyjne zabierają najwięcej czasu. Przed rozpoczęciem potwierdzimy zakres, termin i koszt.
kontakt@blddesk.plblddesk.pl