Co składa się na administrację budowy?
Najczęściej są to dokumenty, korespondencja, rejestry, zakupy, statusy dostaw, listy tematów otwartych i raporty. W większych firmach te zadania bywają rozdzielone między kilka stanowisk.
W małej firmie często trafiają do kierownika, inżyniera albo właściciela, mimo że nie wymagają ich kompetencji przez cały czas.
Najpierw jeden rejestr odpowiedzialności
Każdy temat powinien mieć status, osobę odpowiedzialną i termin. Dzięki temu informacja nie kończy się w skrzynce mailowej albo w pamięci jednej osoby.
Nie chodzi o skomplikowany system. W wielu przypadkach wystarcza dobrze zaprojektowany arkusz i spójna struktura folderów.
Co powinno zostać po stronie budowy?
Decyzje techniczne, akceptacje, kontrola robót i działania wymagające znajomości sytuacji na miejscu pozostają po stronie zespołu inwestycji.
Administracja ma przygotować informację do decyzji, a nie podejmować ją za osoby odpowiedzialne.
Kiedy outsourcing administracji ma sens?
Najczęściej wtedy, gdy liczba godzin jest za mała na pełne stanowisko albo mocno zmienia się między miesiącami.
Model zewnętrzny dobrze sprawdza się też wtedy, gdy firma chce najpierw uporządkować proces, zanim zdecyduje, czy potrzebuje zatrudnienia na stałe.
Najczęstsze pytania
Czy administracja budowy może być prowadzona zdalnie?
Znaczna część elektronicznej dokumentacji, rejestrów, zamówień, ofert i raportowania może być prowadzona zdalnie, jeśli zespół przekazuje potrzebne informacje.
Od czego najlepiej zacząć?
Od listy powtarzalnych zadań i oszacowania, ile godzin miesięcznie zabierają osobom technicznym.