Na małej inwestycji materiały często da się kontrolować „z pamięci”. Problem zaczyna się wtedy, gdy zakresów jest więcej, zamówienia są rozproszone między kilka osób, a terminy dostaw zaczynają wpływać na harmonogram robót. Wtedy zwykła lista materiałów szybko przestaje wystarczać.
Po co prowadzić zestawienie materiałów?
Największą wartością takiego arkusza jest zebranie danych z różnych źródeł w jednym miejscu. Informacja o ilości może pochodzić z przedmiaru, modelu, projektu albo ustalenia z kierownikiem robót. Termin wynika z harmonogramu. Cena z oferty. Status z kontaktu z dostawcą. Dopiero połączenie tych informacji daje użyteczny obraz sytuacji.
Dobrze przygotowane zestawienie pomaga wcześniej wychwycić pozycje, które mogą zatrzymać front robót, a także ogranicza wielokrotne sprawdzanie tych samych maili i plików.
Jakie kolumny powinno mieć zestawienie materiałów?
| Pole | Przykład | Po co je wpisywać |
|---|---|---|
| Materiał / zakres | Stal B500SP | jednoznaczna identyfikacja pozycji |
| Jednostka | t / m² / szt. | uniknięcie nieporównywalnych ilości |
| Ilość | 18,5 t | podstawa zapytania i zamówienia |
| Źródło ilości | przedmiar / projekt | wiadomo, skąd pochodzi dana liczba |
| Dostawca / oferent | Firma A | kontakt i odpowiedzialność |
| Termin wymagany | 20.10 | powiązanie z harmonogramem |
| Status | zamówione | szybki widok aktualnej sytuacji |
| Odpowiedzialny | KR / zakupy | jasny właściciel kolejnego kroku |
| Uwagi | transport osobno | ważne ograniczenia i ryzyka |
Ilość to nie wszystko – zapisz źródło danych
Jednym z częstszych problemów jest brak informacji, skąd wzięła się wpisana ilość. Jeżeli po dwóch tygodniach zakres się zmieni, trudno ustalić, czy arkusz zawiera wartość z projektu, przedmiaru, zamówienia czy późniejszej korekty.
Dlatego przy większych zestawieniach warto dodać kolumnę „źródło” lub „podstawa”: numer rysunku, pozycję przedmiaru, rewizję projektu albo datę uzgodnienia.
Statusy, które naprawdę pomagają
Nie trzeba tworzyć kilkunastu statusów. Najlepiej działają proste etapy, które mają znaczenie dla dalszej pracy:
Czy dodawać ceny do zestawienia?
Jeżeli arkusz ma wspierać również zakupy i kontrolę kosztów, warto dodać cenę jednostkową, wartość netto, koszt transportu oraz informację o ważności oferty. Wtedy jedno zestawienie może pełnić rolę pomostu między przygotowaniem zapytania, wyborem dostawcy i późniejszym zamówieniem.
Jeżeli jednak celem jest wyłącznie kontrola techniczna ilości i terminów, ceny można prowadzić w osobnym rejestrze. Najważniejsze, żeby zakres arkusza był jednoznaczny.
Najczęstsze błędy w zestawieniach materiałowych
Jedna pozycja obejmuje kilka różnych materiałów
Jeśli różnią się producentem, terminem, jednostką albo sposobem zamówienia, lepiej rozdzielić je na osobne wiersze.
Brak terminu wymaganego
Sama informacja „zamówione” nie mówi, czy materiał przyjedzie przed rozpoczęciem robót. Termin potrzebny na budowie powinien być widoczny obok terminu potwierdzonego przez dostawcę.
Brak właściciela zadania
Pozycja z opisem „do potwierdzenia” bez wskazania osoby odpowiedzialnej może wisieć w rejestrze tygodniami.
Kiedy warto zlecić przygotowanie zestawienia?
Przy większej liczbie pozycji samo zebranie danych z projektu, przedmiaru, ofert i maili potrafi zająć wiele godzin. BLD.DESK może przygotować strukturę zestawienia, uporządkować dane wejściowe i przekazać gotowy arkusz do dalszej pracy zespołu.
Zobacz również zestawienia budowlane BLD.DESK oraz przykład rejestru zamówień i dostaw.
Najczęstsze pytania
Co powinno zawierać zestawienie materiałów na budowie?
Najczęściej nazwę materiału, jednostkę, ilość, źródło danych, termin wymagany, dostawcę, status, osobę odpowiedzialną i uwagi. Przy zestawieniach zakupowych warto dodać również ceny i warunki dostawy.
Czy zestawienie materiałów powinno być jednym plikiem dla całej budowy?
Nie zawsze. Przy dużej inwestycji lepiej podzielić je na branże albo zakresy i stosować wspólny schemat kolumn oraz statusów.
Jak często je aktualizować?
Po każdej istotnej zmianie: nowej ilości, wysłaniu zapytania, otrzymaniu oferty, zamówieniu, potwierdzeniu terminu albo dostawie.